Sujuva ja helppo työmatka
Työmatkoihin liittyy itse matkustamisen lisäksi kuluja ja ylimääräistä hallinnollista työtä. Näiden vinkkien avulla teet työmatkailusta sujuvampaa.
.jpg)
.jpg)
Millaista on moderni työmatkailu?
Millaisia kuluja työmatkalla syntyy?
Yleisimpiä työmatkalla syntyviä suoria kuluja ovat:
- Päiväraha, jonka suuruus riippuu siitä, sijoittuuko työmatka Suomen rajojen sisä- vai ulkopuolelle.
- Erilaiset matkakulut, kuten bensakulut, kilometrikorvaukset ja matkaliput.
- Majoituskulut tai mahdollinen yöpymiskorvaus mikäli työmatka kestää yön yli.
- Ruokailukustannukset, jotka ovat usein työntekijän vastuulla. Mikäli työnantaja tarjoaa matkan aikana aterioita, vähentää se päivärahan loppusummaa.
Muita suoria kustannuksia voivat matkan tyypistä riippuen olla esimerkiksi edustuskulut, rokotukset, lääkekulut, passi, IT-tarvikkeet, pysäköinti, vakuutukset, turvapalvelut sekä erilaisten tapahtumien ja konferenssien osallistumiskulut.

Näiden lisäksi työmatkailuun liittyy useita epäsuoria kuluja.
- Merkittävimpiä kuluja ovat hallinnolliset kulut, jotka syntyvät laskutuksen, kirjanpidon sekä tulorekisterin ylläpidosta.
- Kulujen suuruuteen vaikuttaa myös esimerkiksi matkustustapa sekä saatavilla olevat työvälineet, eli käytännössä se, voiko työntekijä hyödyntää matka-aikaa työntekoon.
- Lisäksi työntekijän hyvinvointi vaikuttaa syntyviin kustannuksiin epäsuorasti. Työmatkailu koetaan usein stressaavaksi, sillä se vie aikaa arjen rutiineilta.
Usein matkalta palatessa työntekijää odottavat pöydälle jääneet työt, sekä matkakulujen setvimiset. Tämä lisää painetta ja henkistä kuormittavuutta, joista voi aiheutua pidemmällä aikavälillä myös ylimääräisiä kuluja.
Lue lisää aiheesta: Kilometrikorvaus, päiväraha ja tulorekisteri – mitä ne käytännössä tarkoittavat?
Miten työmatkakulut hoidetaan sujuvasti?

Työntekijän näkökulmasta työmatkakulujen hoitamista sujuvoittaa:
- Automaatio, joka varmistaa että työntekijän ei tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa erilaisiin laskutoimituksiin, kirjaamisiin tai selvittelyihin.
- Selkeät prosessit ja käytännöt, joiden avulla työntekijä tietää miten mikäkin kulu pitää olla kirjattuna, ja kuinka se onnistuu helpoimmalla mahdollisella tavalla.
- Läpinäkyvyys muuhun prosessiin, eli siihen missä matka- tai kululasku menee milläkin hetkellä.
- Rahojen nopea palautuminen työntekijän tilille, kun kulu on itse maksettu.
- Toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka ei vaadi ylimääräistä opettelua.
- Helppo pääsy kaikkiin työmatkoihin liittyviin tietoihin niin, ettei niitä tarvitse etsiä monesta eri paikasta.
.jpg)
Työnantajan näkökulmasta työmatkakulujen hoitamista sujuvoittaa:
- Automaatio, jonka avulla varmistetaan että kulujen kirjauksiin, laskemiseen ja kirjanpitoon ei tarvita runsaasti käsin tehtävää työtä, vaan aikaa vapautuu tärkeämpien tehtävien tekemiseen.
- Yhdessä sovitut ja yhtenäiset matka- ja kululaskuprosessit ja käytännöt koko organisaatiossa.
- Lainsäädännön noudattaminen. Työnantajalla on muun muassa velvollisuus korvata työntekijälle työmatkoista aiheutuneet kulut.
- Raportointi ja seuranta, joiden avulla nähdään paljonko kuluja syntyy kokonaisuudessa ja miten toimintaa voisi tehostaa.
Millaisilla työkaluilla työmatkailua voi helpottaa?
Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin ajatella, että hyvä matka- ja kululaskujärjestelmä on:
- Helppokäyttöinen, eli se ei vaadi käyttäjältä pitkiä koulutuksia tai ylimääräistä vaivannäköä.
- Eri roolit huomioiva, eli se palvelee työntekijää, esihenkilöä, kirjanpitäjää sekä laajemmassa kuvassa koko organisaatiota.
- Mobiilikäyttöinen, eli kilometrien keruu, matkalaskujen tekeminen ja kulujen hyväksyntä onnistuu missä ja milloin tahansa. Esimerkiksi kuitista voi napata kuvan suoraan sovelluksessa ja se tallentuu osaksi kululaskua automaattisesti.
- Tehokas raportointiväline, joka tukee liiketoiminnan tarpeita.
Haluatko tehdä kulu- ja matkalaskujen käsittelystä yksinkertaisempaa?
Lue vinkit ketterään matka- ja kululaskuohjelman käyttöönottoon.
Ota meihin yhteyttä
Miten voimme auttaa?
Lähetä yhteydenottopyyntö oheisen lomakkeen kautta, niin olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.
Tuki
Visma Aquilalla ei ole pääsyä organisaatioiden tuoteympäristöihin, sillä organisaatiot hoitavat tuen ja ylläpidon itse. Ongelmatilanteissa, esimerkiksi kirjautumishaasteissa, ota yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään.