Liikematkustus kasvussa – M2 helpottaa kulu- ja matkalaskujen hallintaa

Kulu- ja matkalaskujen määrät ovat kasvaneet tasaisesti pandemian jälkeen. Uudet toimintatavat muokkaavat yritysten matkustuskäytäntöjä ja ihmisten halua matkustaa. 

Covid-19-pandemia mullisti yritysten ja työntekijöiden työn tekemisen tavat. Erityisesti liikematkustus koki merkittävän notkahduksen, kun yrityksissä siirryttiin etätyöhön. Työskentelytapojen muutoksilla arvioidaan olevan rajoittava vaikutus liikematkustuksen kasvupotentiaaliin myös pandemian jälkeen. M2:n tuotepäällikkö Jani Vertanen kuitenkin uskoo, että työssä matkustamiselle on tarve myös tulevaisuudessa. 

– Matkustamiseen liittyy inhimillinen piirre, eli tarve olla fyysisesti läsnä asiakkaiden ja kollegoiden kanssa. Aina on asioita, joita ei voida hoitaa etänä, Vertanen kertoo.

M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmän piiriin kuuluu jo yli miljoona loppukäyttäjää sekä kuukausittain 130 000 uniikkia käyttäjää. Järjestelmän piirissä onkin jo lähes joka kolmas työikäinen suomalainen. Vertanen on tutkinut järjestelmästä saatavan datan perusteella, miten suomalaisten työssä matkustaminen ja kuluhallinta on kehittynyt pandemian jälkeen.  

Vuonna 2023 matkalaskuja on tehty 26 % enemmän viime vuoteen verrattuna. Myös kuluveloitusten määrä on kasvanut tänä vuonna 32 % edellisvuoteen verrattuna.

Liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki avaa syitä tilastojen taustalla: “Pandemia-aikana työssä matkustaminen notkahti täysin. Monet yritykset luovat nyt käytäntöjä ns. hybridityöskentelyyn eli etätyön sekä toimistotyön yhdistämiseen. Näin ollen myös työssä matkustaminen on taas lisääntynyt, ja lisääntyy edelleen. Vaikka moni asia hoituu sujuvasti etäyhteyksin, on tärkeää kohdata ihmisiä myös kasvokkain.”

Pandemian ja ilmastonmuutoksen seurauksena yritysten muuttuvat matkustuspolitiikat sekä ihmisten uudet käyttäytymismallit ja matkustushalukkuus vaikuttavat liikematkustuksen uusiin toimintatapoihin.

– Yksittäisten palaverien vuoksi tehdyt työmatkat vähenevät. Tähän vaikuttavat pandemian lisäksi myös muut tekijät, kuten yritysten vastuullisuustavoitteet. On vielä aikaista sanoa, mihin liikematkustaminen on pitkällä tähtäimellä menossa, Poikkimäki avaa.

Sähköisten kuittien määrä on nelinkertaistunut vuoden aikana

Sähköinen kuitti eli eKuitti on digitaalisessa muodossa oleva kuitti, jonka avulla kuittitiedot siirtyvät automaattisesti tilitapahtuman luo. Valtiokonttorin tavoitteena on, että vuoteen 2025 mennessä 80 % yritysten välisistä kuiteista olisi sähköisiä.

Vaikka M2-järjestelmä pystyy vastaanottamaan eKuitteja, vasta murto-osa kuiteista siirtyy vielä näin järjestelmään. Kasvu on kuitenkin ollut nopeaa: M2-järjestelmässä liikkuvien eKuittien määrä on tänä vuonna nelinkertaistunut viime vuoteen verrattuna.

Yritykset haluavat automatisoida ja tehostaa prosessejaan, mikä luo tarpeen myös eKuittien käyttöönotolle. eKuitti mahdollistaa nykyisiä toimintatapoja tehokkaammat prosessit vapauttaen työaikaa tärkeämmälle tekemiselle kaikissa vaiheissa.

Sähköisiin kuitteihin liittyvät toimintatavat ja standardit ovat kuitenkin vielä murroksessa: jotta automaatiota ja digitalisaation tuomia mahdollisuuksia voitaisiin hyödyntää täysimääräisesti myös kulu- ja matkalaskujen käsittelyssä, täytyy kuitteihin liittyvän datan saantia myös kehittää aktiivisesti.

– M2-palvelun kautta kulkevat eKuitit ovat määrällisesti kasvussa, kun sähköisiä kuitteja välittävät palvelut kehittyvät ja yritykset alkavat hyödyntää näitä mahdollisuuksia. Olemme aktiivisessa roolissa sähköisten kuittien kehitystyössä osana tähän liittyvää verkostoa. Pidämme tätä olennaisena osana prosessien todellista uudelleen muotoilua; emme tyydy vain aikaisempien mallien “digitointiin”, Poikkimäki kertoo.

M2 uudistuu käyttäjien mukana – uusi verkkosivusto ja sosiaalisen median tilit on julkaistu

M2 on vakiinnuttanut asemansa Suomen suosituimpana kulu- ja matkahallinnan toimijana, joka keskittyy tekemään kulujen, kuittien ja matkalaskujen hallinnasta entistä sujuvampaa työntekijöille, esihenkilöille sekä taloushallinnolle. Viime vuonna toteutetun bränditutkimuksen mukaan M2 on myös tunnetuin kulu- ja matkalaskujärjestelmä taloushallinnon ammattilaisten keskuudessa.

Vahvan markkina-aseman myötä myös M2:n brändin ja verkkosivuston on aika uudistua. Uudistuksen myötä M2:n asiakkaiden tukena toimii jatkossa kolme täysin uutta kanavaa: uusi m2.fi-verkkosivusto sekä sosiaalisen median tilit Facebookissa ja LinkedInissä.

Myös M2-järjestestelmässä nähdään lähitulevaisuudessa uudistuksia, jotka tekevät järjestelmän käytöstä entistä käyttäjäystävällisempää. Käyttöliittymän ulkoasussa tullaan näkemään uudistuksia selkeytyneen ilmeen myötä. Muita käyttäjäkokemusta parantavia uudistuksia ovat uudet mobiilitoiminnot, joiden tavoitteena on yksinkertaistaa ja nopeuttaa M2:n käyttöä. 

Automaation kehittäminen ja tekoälyratkaisujen hyödyntäminen tuovat uusia mahdollisuuksia palvelun eteenpäin viemiselle. M2:n visiona on lyhentää laskun läpimenoaikaa nykyisestä kolmesta päivästä vain muutamaan tuntiin.

– Me olemme täällä käyttäjiä varten ja haluamme huomioida sen kaikessa tekemisessämme, Vertanen summaa.