Case: Vatajankoski

Vatajankoski on uuden energian yhtiö, jonka energiaratkaisut auttavat asiakkaita pienentämään energiakustannuksia ja ilmastopäästöjä. Yhtiö omistaa kaukolämpö- ja sähköverkkoja sekä tuottaa myös itse kaukolämpöä. Konsernissa työskentelee noin 60 henkilöä.

Yrityksen matkalaskut käsiteltiin aiemmin paperilla, joka oli hankalaa ja aikaavievää. Tulosteista ja kuittirumbasta haluttiin viimein eroon, joten yrityksessä tehtiin päätös matka- ja kululaskuprosessin sähköistämisestä. 

Vatajankoskella valittiin testiryhmä, jonka tehtävänä oli kartoittaa sopivia järjestelmiä matka- ja kululaskujen käsittelyyn. Lopulta valinta kohdistui M2 kulu- ja matkalaskuohjelmaan, joka otettiin käyttöön marraskuussa 2022.

Valintakriteereiksi nousivat M2:n käytettävyys sekä käytössä olevat yritysluottokortit. Vatajankoskella käytetään Eurocard-luottokortteja, joiden avulla tiedot ostoista ja kuiteista saadaan tuotua suoraan M2-järjestelmään.

- Meillä on käytössä Eurocard-luottokortit ja M2 täytti kriteerit myös sen osalta. Käytämme myös muita Visman ohjelmia, joten M2:n yleisilme oli tuttu, kertoo henkilöstöprosesseista vastaava HR-koordinaattori Johanna Mälkiä.

M2:n käyttöönoton myötä eniten työtä ovat helpottaneet matkalasku- ja hyväksyntäprosessin sähköistäminen. Sähköinen hyväksyntä on helpottanut huomattavasti koko prosessin sujuvuutta ja helpottanut myös työntekijöitä, jotka työskentelevät suurimman osan ajasta etänä. 

- Matkalaskut tehtiin aiemmin excel-pohjaan, joka tulostettiin, lähetettiin esihenkilölle hyväksyttäväksi ja tämän jälkeen toimitettiin minulle. Sähköistämisen myötä hyväksymisprosessi helpottui ja nopeutui. 

Laskuihin ei enää tarvitse metsästää fyysisiä allekirjoituksia, vaan ne on helppo tehdä ja hyväksyä paikasta riippumatta.

- Minun työni on helpottunut, kun ei tarvitse skannata paperisia matkalaskuja palkanlaskentaan, Johanna kertoo.

Eroon paperisten kuittien käsittelystä ja säilömisestä

Taloushallinnossa M2 on helpottanut erityisesti kuittien käsittelyä. Vatajankoskella on käytössä myös Eurocard-yritysluottokortit, ja Eurocard ja M2 tekevätkin korttiostoista syntyvien kuittien käsittelystä vaivatonta ja nopeaa.

Kun osto tehdään Eurocardilla, kuitit siirtyvät automaattisesti M2-järjestelmään. Kuitit saadaan sähköisesti arkistoitua, eikä kirjanpitäjälle tarvitse toimittaa enää paperisia kuitteja. Tämä helpottaa sekä kirjanpitäjän että työntekijän elämää.

- Yrityksen luottokortteja käyttävät työntekijät ovat antaneet positiivista palautetta siitä, että paperikuitteja ei tarvitse enää pitää tallessa ja toimittaa kirjanpitäjälle, Johanna kertoo.

Työntekijät kokivat ostojen tiliöimisen itse alkuun haastavana, mutta nykyään sekin on jo sujuva osa prosessia.

Matkalaskuprosessi on nyt helpompi ja nykyaikainen M2:n myötä: Vatajankoskella ollaan tyytyväisiä ohjelman käyttöön ja M2 saakin yritykseltä täydet viisi tähteä.

- M2 on helpottanut omaa työtäni, ja käyttäjienkin mielestä ohjelmaa on helppo käyttää, Johanna iloitsee.