Case: 2M-IT

2M-IT tarjoaa sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-ratkaisuja ja niiden tukea 16 eri hyvinvointialueelle. Julkisomisteisen yrityksen palveluksessa on yli 800 asiantuntijaa, jotka työskentelevät 17 eri toimipisteessä ympäri Suomea.

Vaikka 2M-IT:n asiantuntijat tekevät merkittävän osan työstään etänä, kuuluu heidän työhönsä myös asiakaskäyntejä ja matkustamista eri hyvinvointialueille. Tämän vuoksi toimiva ja tehokas kulu- ja matkalaskujärjestelmä on yritykselle tärkeä sujuvan arjen varmistaja.

Yrityksen tarve uudelle kulu- ja matkalaskujärjestelmälle syntyi, kun aiempi järjestelmä oli poistumassa käytöstä. Tärkeimmät kriteerit uudelle järjestelmälle olivat selkeys ja helppokäyttöisyys sekä varmuus järjestelmän toimivuudesta.

Yritys tutustui eri vaihtoehtoihin ja päätyi lopulta M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmään, sillä se vastasi parhaiten yrityksen tarpeisiin. Uuden järjestelmän käyttöönotto oli kiireellistä, koska vanha järjestelmä lähestyi elinkaarensa päätä.

- Kun saimme esittelyn M2-järjestelmästä ja käyttöönottoprojektista, uskoimme että saamme vietyä myös käyttöönottoprojektin sovitusti ja nopeallakin aikataululla läpi, kertoo yrityksen henkilöstöjohtaja Sari Rasi.

Koska henkilöstö matkustaa paljon, yrityksessä on myös käytössä matkatoimiston järjestelmä, jota henkilöstö käyttää matka- ja majoitusvarausten tekemiseen. Uuden kulu- ja matkalaskujärjestelmän käyttöönoton myötä 2M-IT otti käyttöön myös eMatkatililähetteet, joiden avulla matkatilin tiedot ja liitteet voidaan siirtää suoraan M2-järjestelmään.

- Yhteys matkatilin ja M2-järjestelmän välillä on helpottanut työtämme, sillä kustannukset ja kuitit voidaan nyt siirtää suoraan järjestelmään, Sari kertoo.

M2 on helpottanut myös taloushallinnon päivittäisiä töitä erityisesti raportoinnin osalta, sillä raportointimahdollisuudet ovat paremmat kuin aiemmin käytössä olleessa järjestelmässä. M2 helpottaa esimerkiksi yrityksen lentomatkojen ja eri projekteihin liittyvien kustannusten raportointia.

- Talousosastolla tietoja tarvitaan lisäksi laskutusta varten, sillä jotkin projektit sisältävät asiakkaalta laskutettavia kuluja, kuten matkakuluja tai päivärahaosuuksia. Tällöin tarvitaan selkeitä raportteja laskutukseen.

Tärkeää on totta kai myös kirjanpitoliittymät sekä yhteys yrityksen matkatiliin. Työntekijät hoitavat itse matka- ja majoitusvaraukset, joten helppokäyttöiset järjestelmät ja niiden yhteen toimivuus on tärkeää.

Kaiken kaikkiaan M2:n käyttö on alkanut sujuvasti hyvin menneen käyttöönoton myötä. 

- Käyttöönottoprojekti meni upeasti. Vaikka käyttöönotolle jäi hyvin tiivis aikataulu, se saatiin silti aikataulussa läpi ja kaikki saatiin hienosti toimimaan, Sari toteaa tyytyväisenä.