Visma Aquilan M2-järjestelmän tuotejohtaja Jani Vertanen avaa blogitekstissään, miten kulu- ja matkalaskujen käsittelyn automatisointi säästää rahaa ja karsii tehotonta työtä.
Puuttuva, epäselvä tai väärä kuitti. Vajaat selitteet tai virheellinen tiliöinti. Nämä ovat muutamia yleisimmistä syistä, joiden vuoksi matkalasku palautuu takaisin tarkastuksesta työntekijälle. On vaikea löytää osuvampaa kuvausta matkalaskujen tehottomasta käsittelyprosessista kuin palaute eräältä lopen kyllästyneeltä työntekijältä organisaatiosta, jossa ei hyödynnetä automaatiota: "Lasku on yksi pingispallo työntekijän ja tarkastuspalvelun välillä."
Matkalaskujen tarkastaminen on klassinen esimerkki työstä, jonka automatisointi vapauttaisi resursseja organisaatiolle olennaisimpiin tehtäviin sekä arvoa tuottavaan työhön. M2-järjestelmässä on työkalut kulu- ja matkalaskujen hallintaan. Siitä saatujen tietojen perusteella tiedämme tarkalleen, kuinka suuri rasitus ja miljoonien eurojen kustannus tehoton tarkastusprosessi on organisaatioille.
M2:n kautta kulkee vuosittain 2,7 miljoonaa laskua, joihin liittyy 4,5 miljoonaa kuittia ja liitettä. Käytännössä jokainen lasku liitteineen joudutaan tarkastamaan. Jos jokaisen laskun tarkastaminen vie keskimäärin 8 minuuttia*, se tekee yhteensä 360 000 tuntia vuodessa. Laskuista lähes liki 10 prosenttia palautetaan korjattavaksi, mikä tarkoittaa noin 260 000 laskua vuodessa. Kun lasku palautuu puutteellisten tietojen vuoksi tarkastukseen, myös käsittelyaika vähintään tuplaantuu, jolloin laskujen tarkastamiseen kuluu liki 400 000 tuntia vuodessa. Olemme laskeneet, että tästä syntyy valtava, yli 10 miljoonan euron** vuosittainen kustannus asiakkaillemme.
Laskun palauttamiseen kuluu myös paljon kalenteriaikaa. Kun työntekijä lähettää laskun hyväksyttäväksi, kestää keskimäärin lähes kolme vuorokautta ennen kuin laskulle tehdään mitään. Jos lasku palautetaan korjattavaksi työntekijälle, sama odotus toistuu. Saattaa siis helposti vierähtää kokonainen työviikko ilman, että lasku etenee maksuun. Ja tämä sama toistuu kaikkien 260 000 laskun kohdalla.
Erityisen painava syy tehostaa prosessia on työntekijöiden tyytyväisyys, jolle ei voi laskea hintaa. Noin puolet M2 kautta kulkevista kuluista maksetaan työntekijöiden omilla rahoilla. Käytännössä työntekijät lainaavat organisaatioille noin 120 miljoonaa euroa vuodessa. Kun laskujen käsittely kestää, myös työntekijän lainaamien rahojen takaisin saaminen venyy.
* Isojen palvelukeskusten yhden laskun tarkastamiseen allokoitu aika
** Työnantajan kustannus 26 €/h, laskettu mediaanipalkasta
Kehittämämme M2 Tarkka -palvelu vastaa näihin haasteisiin. Se yhdistää asiakaskohtaiset säännöt ja tekoälyn, joiden avulla järjestelmä tarkastaa laskut ja kuitit automaattisesti ennen niiden lähettämistä hyväksyttäväksi.
Pilottiasiakkaidemme kanssa saadut tulokset ovat erittäin lupaavia. Jo pelkästään kuudella säännöllä M2 Tarkan käytajäjoukolla palautettavien laskujen määrä väheni 32 prosenttia verrattuna edellisen vuoden vastaavaan ajankohtaan. Tuloksen odotetaan paranevan entisestään, kun kuittidatan tarkastus saadaan mukaan prosessiin.
Yhdellä pilottiasiakkaalla järjestelmä kävi läpi lähes 3000 laskua, joista 17,8 prosentissa M2 Tarkka huomasi virheitä ja puutteita, joihin olisi muuten jouduttu puuttumaan manuaalisessa tarkistuksessa. Kun M2 Tarkka palauttaa laskun heti käyttäjälle huomautusten kera, sekä käyttäjä että tarkastajat säästävät aikaa ja välttyvät turhalta työtä.
Kannustan jokaista organisaatiota laskemaan yksinkertaisella kaavalla, miten paljon M2 Tarkan avulla olisi mahdollista säästää:
Esimerkiksi omassa organisaatiossamme Visma Aquilassa on 350 työntekijää, joista lähes jokainen teki vähintään yhden laskun viime vuonna. 4000 laskulla vuodessa laskien säästöpotentiaalimme on noin 14 000 euroa vuodessa pelkästään tarkastustyön osalta.
Jatkamme M2 Tarkan kehitystyötä, ja tulevaisuudessa on tulossa vielä monia uusia ominaisuuksia, kuten tekoälypohjainen selitteiden tarkastus sekä automaattihyväksyntä, jolloin valtaosa laskuista voidaan laittaa automaattisesti hyväksyttäväksi, kun ne täyttävät tietyt ehdot. Ennalta määrätty osa laskuista voidaan ohjata manuaalitarkastukseen pistokokeina. Lisäksi järjestelmään on tulossa muun muassa chatbot, joka vastaa käyttäjien kysymyksiin matkustusohjesäännöistä ja verottajan ohjeista, matkasuunnitelmien ja -laskujen perinpohjainen AI-tarkastus matkustusohjesääntöjä vasten sekä matkustusturvallisuuden seuranta.
Haastan kaikki miettimään, onko järkevää syynätä jokaista matkalaskua ja kuittia manuaalisesti, vai voisiko tuon ajan käyttää johonkin tuottavampaan. Uskon vahvasti, että laadukas automaatio voi tuoda merkittäviä säästöjä sekä ajassa että rahassa – ja mikä tärkeintä, parantaa myös työntekijäkokemusta.
Haluatko nähdä, miten M2 Tarkka toimii käytännössä ja miten se voisi tehostaa organisaatiosi matkalaskuprosessia? Katso webinaarin tallenne täältä.